Requiro Control

Requiro Control è l’app di Requiro Cloud che permette il pieno controllo su tutti i processi documentali erogati da Archiva Group, con particolare riferimento ai documenti oggetto del processo di conservazione digitale a norma.

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requiro control responsabile conservazione

Al servizio del tuo Responsabile della Conservazione

Con i suoi tre moduli, Requiro Control permette una governance completa dei processi di conservazione digitale a norma e supporta il Responsabile della Conservazione Aziendale in tutte le attività di sua competenza:

Gestione documentale

per la verifica dello stato di lavorazione dei documenti.

Conservazione

per la verifica dello stato del Sistema di Conservazione.

Data Protection

per la verifica delle categorie dati da tutelare, interessati e attività di trattamento in relazione ai servizi Requiro.

Grazie all’interfaccia intuitiva, Requiro Control permette una gestione agile dei dati e affianca il Responsabile della Conservazione Aziendale nella produzione del Manuale di Conservazione, attraverso la funzionalità “bozza del Manuale della Conservazione”, che produce un documento semilavorato e precompilato in conformità alle nuove Linee Guida AgID.

requiro control document management

Requiro Control
Document Management

Un modulo per visualizzare, gestire e confrontare i dati conservati.

Tipo e numero documenti da mandare in conservazione.
Tipo e numero documenti effettivamente posti in conservazione.
Tipo e numero documenti mancanti.

L’utente ha inoltre la possibilità di fare un raffronto sullo storico dei documenti per anno, interrogando il provider per ogni tipologia documentale, fornendo una visione dettagliata dei “Metadati di Archiviazione”.

I dati resi in forma grafica e numerica sono:
metadati, formato origine (digitale, analogica, modalità di trasmissione), classificazione di riservatezza, piano di conservazione (durata, frequenza), controlli (eccezioni, n° mancanti), formati di riversamento (.pdf, .doc).

requiro control document management
requiro control preservation

Requiro Control
Preservation

Il modulo che permette di monitorare costantemente lo stato del Sistema di Conservazione.

Manuale della Conservazione

Il Responsabile della Conservazione ha la possibilità di creare la bozza del Manuale della Conservazione del Titolare, generando un documento word contenente:

  • I requisiti del processo di conservazione.
  • Le responsabilità ed i compiti del Responsabile della Conservazione e del Responsabile del Servizio di Conservazione.
  • Le loro modalità di interazione.

Il Responsabile ha la possibilità di caricare il Manuale della Conservazione del Titolare* firmato, e pronto per la conservazione.
*Per il principio di indipendenza sancito dalla normativa, Archiva Group non può validare per conto del Responsabile della Conservazione c/o il Titolare il Manuale prima del caricamento.

Pacchetti di Conservazione

In quest’area il Responsabile della Conservazione ha la possibilità di:

  • Vedere l’elenco di tutti i pacchetti di conservazione.
  • Ricercare per tipo documento/anno i pacchetti di conservazione.
  • Vedere i dettagli del Pacchetto di conservazione.

L’utente, attraverso la sezione dedicata, ha la possibilità di consultare il dettaglio dei Pacchetti di Conservazione, che permette di visualizzare:

  • Nome del Pacchetto di Conservazione.
  • Data di messa in conservazione.
  • Tipo documenti.
  • Anno di competenza.

Per ogni pacchetto di versamento è inoltre possibile ottenere un ulteriore livello di dettaglio.

Report d’ispezione

Genera velocemente report completi di ispezione e caricali in app per dimostrare l’attività di controllo operata dal Responsabile della Conservazione, così come previsto dalla norma.

I report di ispezione sono archiviati cronologicamente e quindi consultabili nel tempo.

Il modulo Preservation offre una prima e veloce vista sulle numeriche principali del Sistema di Conservazione.

Numero di documenti acquisiti.
Numero di Gigabyte impegnati per la conservazione dei documenti.
Disponibilità del servizio agli utenti.
Interruzione del servizio agli utenti.
Tempo medio di consegna dei pacchetti di distribuzione.
Percentuali di rifiuto dei pacchetti di distribuzione per errori rilevati dall’utente.
Percentuale di mancate risposte ai versamenti avvenuti.