Archiviazione Digitale
Una nuova visione.
Il servizio di archiviazione digitale Requiro by Archiva Group: accessibile e sicuro.
L’archiviazione digitale dei documenti è qualcosa che va ben oltre i temi della dematerializzazione e della conservazione a norma.
L’archiviazione elettronica dei documenti è uno strumento potente, che trasforma i tuoi flussi di lavoro e li rende più agili e smart. Come CFO, Legal o HR Manager pensa a quanti dati e insights si nascondono nella documentazione cartacea.
Disporre di un archivio digitale di documenti digitalizzati, contenenti dati organizzati, sicuri e sempre disponibili per alimentare strumenti analitici come BI e Qlik Sense, permetterà di elaborare approcci data-driven, ottimizzare i processi e restituire ai dati la loro importanza strategica.
Conservazione sostitutiva
Il servizio di Archiviazione Digitale di Requiro è completo e sicuro: i tuoi documenti vengono conservati a norma, nel rispetto della legislazione italiana e internazionale, con i massimi standard di qualità, sicurezza e continuità operativa. Questo ci permette di rivolgere i servizi di conservazione digitale sostitutiva anche al mercato estero: Requiro può conservare i tuoi documenti anche al di fuori del territorio nazionale, seguendo il tuo business ovunque si trovi nel mondo.
Da carta a digitale
Dematerializzare e archiviare, ma come? Non dovrai far altro che farci avere i documenti fisici, al resto pensiamo noi: il personale di Archiva si occuperà di ricevere, normalizzare, scansionare e validare tutto il cartaceo che si desidera archiviare, e lo rende disponibile già indicizzato sul portale Requiro Cloud, da cui potrai effettuare ricerche su tutti i campi presenti.
Processo di lavorazione
Il servizio standard prevede i seguenti passaggi:
1. Normalizzazione cartacea
Il personale si occupa di togliere pinzature, correggere la documentazione eventualmente anomala e apportare, ove previsto, il barcode separatore o parlante, che ha lo scopo di associare il documento ad un tracciato record specifico.
2. Scansione
I documenti (fino al formato A3) vengono scansionati e digitalizzati in scala di grigi a 200 DPI, per avere il massimo rapporto tra alta qualità e minimo ingombro del file, per una consultazione sempre agile e veloce.
3. Validazione
I documenti vengono controllati e catalogati secondo gli standard previsti dagli accordi di servizio. Durante la validazione vengono inoltre inseriti i metadati desiderati previsti a progetto in aggiunta rispetto a quelli già presenti nel servizio standard.
4. Report e supporto
Eventuali anomalie rilevate ti verranno comunicate attraverso apposito report. Per qualsiasi richiesta di supporto, il nostro team Customer Care sarà a tua disposizione attraverso la piattaforma di ticketing on-line di Archiva Group.
5. Pubblicazione su Requiro Cloud
Il documento lavorato viene e reso disponibile in piattaforma.
Aggiunta dati ad integrazione
Ogni documento è unico, ogni flusso di lavoro ha le sue particolarità. Requiro ti aiuta a non perdere alcun dato prezioso e ti permette di arricchire i tuoi documenti con dati di protocollazione e informazioni aggiuntive in sovrapposizione all’immagine del documento principale.
Digitalizzazione e archiviazione
Il servizio di digitalizzazione e archiviazione consente di archiviare e conservare i tuoi documenti digitali, ma soprattutto di rendere disponibili dati ed informazioni in maniera efficiente. Possiamo elaborare tutte le classi documentali che desideri archiviare e conservare, senza limiti di tipologia.
Processo di lavorazione
ll processo di digitalizzazione e archiviazione dei documenti di origine digitale si compone delle seguenti fasi:
1. Acquisizione dei documenti
I documenti vengono ricevuti in totale sicurezza tramite canale SFTP criptato e convertiti in formato PDF.
2. Indicizzazione
Le immagini digitali vengono indicizzate sulla base dei dati estratti dal documento stesso.
Aggiunta dati ad integrazione
Questa personalizzazione del servizio ti permette di arricchire i tuoi documenti con dati di protocollazione e informazioni aggiuntive, che vengono posti in sovrapposizione all’immagine del documento principale.
Conservazione file XML
Questa personalizzazione prevede l’archiviazione e la conservazione a norma dei file XML di:
Fatture elettroniche attive
Esiti collegati a fatture attive
Fatture elettroniche ricevute da fornitori
Si rivolge a chi utilizza i servizi Requiro by Archiva Group per l’emissione o ricezione di fatture elettroniche, come eDocument di SAP, ma che desidera comunque un eccellente servizio di conservazione a norma dei file. Il personale Requiro si occupa di indicizzare le informazioni contenute nei file XML e pubblicare i dati nelle rispettive classi documentali accessibili in Requiro Cloud.
Contattaci
Se sei interessato al servizio di Archiviazione Digitale lasciaci i tuoi dati, sarai ricontattato quanto prima da un nostro consulente.